Confier la gestion de projet de dématérialisation à un ou plusieurs collaborateurs en interne, c’est possible, mais pas forcément idéal. Les offres des prestataires de services spécialisés sont conçues pour simplifier la vie des entreprises. On revient sur 4 fausses idées qui peuvent freiner inutilement le processus de digitalisation.
1 – « L’accompagnement à la dématérialisation, c’est secondaire »
La conduite de gestion de projet de dématérialisation est un métier. Vous pouvez missionner un collaborateur en interne pour s’en charger, mais il faudra aménager son emploi du temps en conséquence.
Plusieurs phases sont à prévoir avec l’audit des besoins auprès des salariés de chaque pôle, les tests avec retour d’expérience et ajustement de l’outil, sans oublier toutes les opérations techniques liées à son déploiement.
Par la suite, les responsables désignés doivent aussi assurer le suivi et la maintenance… En confiant l’ensemble du projet à un professionnel, vous assurez la qualité du résultat tout en réduisant la contrainte sur le personnel de l’entreprise.
2 – « Avec un nouvel outil, on perd du temps et de l’argent avant d’en gagner »
L’affirmation n’est pas entièrement fausse. Toutefois, avec une bonne approche, il est possible de réduire considérablement les lourdeurs liées à la mise en place du nouvel outil. C’est l’objectif recherché par votre accompagnateur et fournisseur de GED.
Il existe effectivement un temps d’adaptation incompressible avec tout ce que cela implique en termes de productivité. Mais, une fois ce cap passé, le gain de temps et la réduction des coûts permettront de compenser rapidement les effets de la phase de ralentissement.
Par exemple, avec gedly, le partenaire de GED des TPE-PME, ETI et collectivités, la dématérialisation des factures fait gagner un temps précieux et permet de réduire significativement les coûts de gestion associés : découvrir la solution.
3 – « Les données stockées sur support numérique sont plus exposées »
Dans les faits, les données sont davantage protégées dans un espace numérique sécurisé. Dans l’univers digital, les opérations les plus à risque sont souvent liées au transfert des données.
Pour s’en prémunir, il faut prévoir un chiffrement adapté garantissant la confidentialité des informations, y compris sur des canaux non sécurisés. C’est le rôle de votre prestataire de services.
4 – « Le prestataire a l’obligation de connaître la catégorie de données stockées »
Avant la mise en service d’un coffre-fort électronique, le prestataire de services doit en effet faire une déclaration auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
Dans cette déclaration, il doit notamment renseigner les catégories de données à caractère personnel traitées. Mais il ne s’agit là que des données de connexion et d’identification. Le contenu, en raison de son caractère confidentiel, ne peut être ni anticipé ni vérifié. Ce que vous stockez en tant qu’utilisateur ne fait donc l’objet d’aucune déclaration.
